Tvillingegården  
 
Open Air 2009  
   

REFERAT evalueringsmøde onsdag den 16.09.09 kl. 14.00

 

     
1.

Planlægning og afvikling i gruppen

 

 

 

Generelt gik planlægningen godt uden tvivl fordi man på Tvillingegården er vant til at samarbejde i grupper.

Styregruppen på 4 personer var tilfredse med indsatsen og måden hvorpå man havde kunnet formidle opgaverne på. 

Der opstod undervejs tvivl om instruktioner f.eks. ved udskænkning af øl og vand hvor der på en eller anden måde var indført en regel om at der ikke måtte komme flasker på pladsen hvorfor alt skulle hældes op – det gav problemer med at have 40 cl. glas og 50 cl. flasker!

 

Løsning: 

Lav skriftlige instrukser som alle skal være bekendt med.
 
   

Der blev rejst spørgsmål om det rimelige i at en øl og en vand kostede det samme – det blev belyst m.h.t. indkøbspriserne på flaskevand i 50 cl med skruelåg og alm. flaskeøl. 

Der blev foreslået yderligere skiltning ved tilkørselsvejene – simple skilte med f.eks. OPEN AIR og en retningspil.

 

Løsning:

Taget til efterretning som en idé.
 
2. Opgavernes omfang
 

Omfanget var kommet bag på de fleste medhjælpere men alle var enige om at man havde løftet opgaverne på fortrinlig måde. 

I den forbindelse blev der rejst tvivl om informationsniveauet var godt nok, idet nogen følte sig mangelfuld orienteret om hensigt og omfang af arrangementet.

 

Løsning:

Der bør afholdes fælles informationsmøde meget tidligt i forløbet ligesom der på fællesmøder skal informeres om status ca. midtvejs. Det skal af styregruppen sikres at ingen føler sig mis- eller mangelfuldt informeret.
 
3. Annoncering
 

Annoncering lod lidt tilbage at ønske og man efterlyste en ”sidste øjebliks annoncering” som evt. kunne sponseres med reklame bag på billetterne.

A3 plakater opklæbet på masonitplader og anbragt på strategiske steder i kommunen. 

 

Løsning:

 

Styregruppen bør være mere opmærksom på en målrettet indsats i lokalområdet og budgettere med en ekstra annoncering hvis det skønnes nødvendigt

Max. tallet for deltagere fastholdes til 1.000

 
4. Prisniveauer
 

Billetprisen kunne uden problemer have været 50,- kr. højere (svarende til over 30.000,- kr. mere i indtægt)

Priser på kaffe og kager OK – Sandwich OK men for stort antal - Priser på frokostpakken OK men sammensætningen var ikke optimal.

 

Løsning:

Sæt billetprisen op og overvej ”håndmadder” i stedet for frokostpakken og under alle omstændigheder vær opmærksom på at der er forholdsvis mange der selv medbringer mad og drikkevarer.
 
5. Samlet afvikling af Open Air 2009
 

Indretning af pladsen kunne forbedres ved at adskille de 2 ”udsalgssteder”. Pladsen ved siden af scenen skal ikke være optaget af flere hundrede plasticstole – pladsen kunne med fordel bruges til andet formål (for referentens regning hvad med et udsalgssted for nogle af de produkter der bliver fremstillet på Tvillingegården) 

Førstehjælperne skal ved at bevæge sig rundt være opmærksomme på publikum hvis det er meget varmt. Alarmeringsplan skal aftales (hvem ringer, hvem viser vej) 

Lydforholdene var fremragende.

Tidspunkt på året: skal fastholdes

Længde af arrangementet: bør overvejes nedsat med 1 time

Antallet af kunstnere: bør reduceres til 4

Genre: skal fastholdes

Oprydning efter koncerten var forbilledlig hurtig og grundig. 

Toiletforholdene blev rost af gæsterne, men der er et problem med vandforsyningen som ikke er tilstrækkelig.

 

Løsning:

 

Booke 4 kunstnere der har rod i populærmusikgenren – forlæng deres tid på scenen med f.eks. 10 minutter. Fasthold frokostpausens længde men kort kaffepausen lidt ned.
Sikkerhedsforhold skal gennemgås med de involverede inden koncerten begynder.
Vandforsyningen kan måske forbedres med midlertidig tankkapacitet.

 
6.

Blev målene nået?


 

at give en god oplevelse til publikum?   JA              

at gøre Tvillingegården mere kendt og skabe større interesse for stedet?  JA

at der blev fornuftigt overskud?  JA

 
7.

KONKLUSION

 

Fondens formand Hanne Christensen kunne bekræfte at fundatsen ikke på nogen måde var blevet overtrådt ved Open Air 2009 – det var tværtimod helt i brødrenes ånd. 

Der er enstemmig tilslutning til at prøve igen, hvis der kan skabes økonomi til det.