Tvillingegården  
 
Open Air 2011  
   

REFERAT evalueringsmøde mandag den 22.08.11

 

Ca, 25 deltog imødet
     
1.

Resultat

Løseligt overslag viser et overskud på 50.000 kr.
 
2. Orientering fra styregruppen
 
OK
 
3. Vurdering på baggrund af udsolgt

Plads til publikum: Det fungerede godt med udsolgt – god plads til alle, men der skal ikke være flere.

Toiletforhold: I spidsbelastningsperioderne kort kø, men generelt tilstrækkelig kapacitet.  Der skal være bedre vandforsyning.

Salgsboderne:  Der var ved middagspausen kø ved øludskænkningen. Kan aflastet ved at der åbnes  3 taphaner og ved at vinen sælges et andet sted.

Parkering: Fungerede godt, der var ca. 315 biler

Scenen: Den mørke baggrund gør det vanskeligt at se kunstnerne. Der skal findes en løsning f.eks ved lysere baggrund og/ eller ved kraftigere lyssætning.

Lyden Den var virkelig god, stor ros til lydfolkene

 
4. Arbejdet i de forskellige grupper

Har fungeret fint. Der var en god arbejdsplan ved selve arrangementet.

 
5. Programmet
 

Det trykte program var flot.

Tidspunkt for frokostpause og kaffepause foreslås  oplyst  i programmet.

Opfordring til indmeldelse i  Venneforeningen  enten  som slip i programmet eller uddeles som løbeseddel ved indgangen.

 
6.

Annoncering
 

Det er ok med 1 annoncering i Melfarposten og Vestfyns.

 
7.

Billetsalg

Det er OK.

     
8.

Gavekort

Det var salgsmæssigt en succes.

Det kan overvejes, om der i stedet skal sælges billetter i en tilsvarende kort periode fra julemarkedet og til lige før jul.

     
9.

Prisniveauerne

 

Prisen på drikkevarer, frokost og billetter er særdeles rimelig – og det er der fortsat stemning for. Det skal dog overvejes, hvornår billetprisen skal forhøjes med f.eks. 10 kr.

Drøftelse af om der skal betales for parkering, men det ønsker man ikke.

     
10.

Sponsorer

Der var ubredt enighed om at pladsen ikke skal drukne i sponsorreklamer og at det nuværende niveau er OK.

     
11.

Tidspunkt for arrangementet

Midt i august er et godt tidspunkt, og det  fungerer godt med at starte kl. 11, så der kan blive både en frokost- og en kaffepause.

     
12.

Arrangements-længde

Længden er passende, og må ikke blive længere.

     
13.

Kunstnervalg/antal kunstnere

 

Der var blandt publikum stor begejstring for kunstnerne, og vi oplevede, at kunstnerne var lige så begejstrede for stedet – hvilket de klart tilkendegav.

Det passer med 4 kunstnere.

     
14.

Blev målene nået?

At give publikum en god oplevelse Vi har fået utrolig mange positive tilkendegivelser om at det var et godt arrangement, og Tove har allerede fået de første forespørgsler på billetter.

At øge kendskabet til Tvillingegården.  Avisomtalen bl.a. med 9 billeder på Fyens hjemmeside og de mange gæster er med til at skabe forøget kendskab til Tvillingegården.

At få et pænt overskud. Det forventede overskud er absolut tilfredsstillende.

     
15.

I øvrigt

ra lydfolkene, der kommer til mange forskellige arrangementer, udtrykt stor anerkendelse for den måde de frivillige hele tiden er opmærksomme på det der sker. Det er uvurderligt for at skabe den gode stemning.

     
16.

Skal vi lave Open Air til næste år?

Ja, de frivillige har mod og lyst til også at lave Open Air i 2012. Og det bliver onsdag den 15.08 kl. 11.